definisjon av innkjøpsordre
Innkjøpsordre er et begrep som er egnet til regnskap og den daglige ledelsen av forretningsaktiviteter. En innkjøpsordre er en skriftlig forespørsel til en leverandør med den hensikt å kjøpe visse varer og til en pris som allerede er avtalt mellom kjøper og selger.
Hvilken informasjon inneholder den?
Kjøpsforespørselen angir betalings- og leveringsbetingelsene, så det er en fullmakt til leverandøren å levere varene og for leverandøren å presentere en tilsvarende faktura. Det må tas i betraktning at alle varer kjøpt av et selskap må ledsages av innkjøpsordrer, som er nummerert serienummer for å gi kontroll over bruken.
Innkjøpsordrer utstedes normalt i original og kopi, originalen sendes til leverandøren, og kopiene er bestemt for at regnskapsavdelingen skal registreres på leverandørens konto (det kan også være en tredje kopi for selskapets innkjøpsavdeling).
Følgende seksjoner er inkludert i en innkjøpsordre:
- Innkjøpsordrenummeret.
- Navn og adresse til leverandøren.
- Datoen bestillingen ble lagt inn og ønsket leveringsdato.
- Vilkår for levering og betaling.
- Antallet bestilte varer og deres beskrivelse med kodenummer.
- Når det gjelder prisen, er prisen på hver enhet og den totale kjøpesummen angitt, samt fraktkostnader, hvis aktuelt.
- Til slutt må innkjøpsordren spesifisere den autoriserte signaturen til den ansvarlige personen.
Formålet med innkjøpsordren
Ovennevnte detaljerte opplysninger er ment å holde en nøyaktig kontroll på varene som er kjøpt, siden et selskap på denne måten kan føre regnskap over sine kjøpsoperasjoner.
På den annen side må vi ikke glemme at når en klient utsteder en innkjøpsordre, bekrefter og formaliserer han tilliten han har til en leverandør.
Innkjøpsordren utstedt av kunden er et skritt til i salgsprosessen, siden salget ennå ikke er endelig produsert. Slik sett innebærer innkjøpsordren at selskapets prosedyrer må være godt definert og organisert. Før kunden utsteder en bestilling, må den vite nøyaktig hva prosessen er for å registrere den i sitt selskap, og selgeren må også sørge for informasjonen i dokumentet.
Foto: iStock - BernardaSv
